Calumet Media recently deployed a new digital recreation platform for the MRC Pontiac (loisirs.mrcpontiac.qc.ca). The project involved both custom design and full-stack development, aimed at resolving a common municipal challenge: modernizing public facility rentals without creating extra administrative overhead for staff.
The Problem & The Build
Public booking portals often look acceptable to the public but prove frustrating for the municipal staff responsible for maintaining them. Off-the-shelf management tools are frequently bloated, confusing, or require dedicated IT experience to handle routine schedule adjustments.
Our team approached the build with three distinct priorities:
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A functional public front end: Residents needed a clear, responsive way to view available facility slots, navigate schedules, and book time without friction.
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A custom administrative back end: The back-end calendar interface was built specifically for staff members who are less technically inclined. Updating venue hours, adjusting rink schedules, and managing availability can be done in a few clicks, keeping the day-to-day maintenance practical and sustainable.
- Integrated payment and deposit processing: Managing facility fees manually creates unnecessary administrative work. We built secure checkout directly into the booking flow so users can pay in full or submit required deposits upfront, eliminating the need for staff to chase down checks or issue manual invoices.
Built to Adapt Across Municipalities & Businesses
While tailored to the MRC Pontiac’s specific operational needs, the underlying architecture was built modularly. The scheduling engines and booking workflows developed here are readily adaptable to other venue operators — such as community centers, private arenas, municipal halls, and sports complexes — both inside and outside the Pontiac region.
This platform forms part of our broader Calumet AI suite, a set of practical tools we are actively developing to help local municipalities, non-profit organizations and small businesses automate routine administration, streamline communication, and run daily operations with fewer bottlenecks.
Modernizing Your Venue Operations
If your municipality, facility, or community center is still relying on manual spreadsheets, paper logs, or an outdated calendar system, we can adapt this framework to suit your facilities.
To discuss your setup, fill out our online contact form or reach out directly to Jon Stewart at 613-796-2991.
Calumet Média a récemment déployé une nouvelle plateforme de loisirs numérique pour la MRC de Pontiac (loisirs.mrcpontiac.qc.ca). Le projet comprenait à la fois une conception personnalisée et un développement full-stack, visant à résoudre un défi municipal courant : moderniser la location d’installations publiques sans créer de surcharge administrative supplémentaire pour le personnel.
Le problème et la réalisation
Les portails de réservation publics semblent souvent acceptables pour le public, mais s’avèrent frustrants pour le personnel municipal responsable de leur maintenance. Les outils de gestion prêts à l’emploi sont fréquemment surchargés, confus ou nécessitent une expérience informatique dédiée pour gérer les ajustements d’horaires de routine.
Notre équipe a abordé la réalisation avec trois priorités distinctes :
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Un frontal public fonctionnel : Les résidents avaient besoin d’un moyen clair et réactif pour consulter les créneaux horaires disponibles, naviguer dans les horaires et réserver du temps sans friction.
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Un dorsal administratif personnalisé : L’interface de calendrier du dorsal a été conçue spécifiquement pour les membres du personnel moins enclins à la technique. Mettre à jour les heures d’ouverture des lieux, ajuster les horaires des patinoires et gérer la disponibilité peut être fait en quelques clics, rendant la maintenance quotidienne pratique et durable.
- Traitement intégré des paiements et des dépôts : La gestion manuelle des frais d’installation crée un travail administratif inutile. Nous avons intégré un processus de paiement sécurisé directement dans le flux de réservation afin que les utilisateurs puissent payer en totalité ou soumettre les dépôts requis à l’avance, éliminant ainsi le besoin pour le personnel de courir après les chèques ou d’émettre des factures manuelles.
Conçu pour s’adapter aux municipalités et aux entreprises
Bien que conçue pour les besoins opérationnels spécifiques de la MRC de Pontiac, l’architecture sous-jacente a été construite de manière modulaire. Les moteurs de planification et les flux de réservation développés ici sont facilement adaptables à d’autres opérateurs d’établissements — tels que les centres communautaires, les arénas privés, les salles municipales et les complexes sportifs — à l’intérieur comme à l’extérieur de la région de Pontiac.
Cette plateforme fait partie de notre suite plus large Calumet AI, un ensemble d’outils pratiques que nous développons activement pour aider les municipalités locales, les organismes à but non lucratif et les petites entreprises à automatiser l’administration courante, à rationaliser la communication et à gérer les opérations quotidiennes avec moins de goulots d’étranglement.
Moderniser les opérations de votre établissement
Si votre municipalité, installation ou centre communautaire repose encore sur des feuilles de calcul manuelles, des registres papier ou un système de calendrier obsolète, nous pouvons adapter ce cadre à vos installations.
Pour discuter de votre configuration, remplissez notre formulaire de contact en ligne ou contactez directement Jon Stewart au 613-796-2991.
